Controle patrimonial do acervo

O controle patrimonial do acervo é regido pela Instrução Normativa UNIPAMPA n. 24, 08 de setembro de 2021

Inventário Anual do Acervo

"Art. 32 Anualmente, deverá ser feito inventário patrimonial em cada biblioteca, que terá como base a lista de livros cadastrada no sistema. Esse procedimento poderá ser parte integrante do inventário patrimonial anual, regrado pela “Seção IV” do CAPÍTULO II desta Instrução Normativa."

Seção IV

Do inventário patrimonial

Art. 69 De acordo com a Instrução Normativa SEDAP no 205/1988, há cinco tipos de inventários físicos:

I - anual: destinado a comprovar a quantidade dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício (tombamentos, baixas, transferências);

II - inicial: realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;

III - de transferência de responsabilidade: realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora;

IV - de extinção ou transformação: realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora; e

V - eventual: realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador.

Art. 70 Inventário físico é o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, o levantamento da situação dos bens em uso e a necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade dos bens da unidade, assim como o saneamento do acervo.

Art. 71 Os inventários físicos de cunho gerencial deverão ser efetuados por Comissão Especial designada pela PROAD, uma vez por ano ou, se necessário, em qualquer época, por iniciativa do Setor de Patrimônio da Reitoria ou da unidade gestora local.

Art. 72 Cada unidade administrativa deverá indicar três servidores para compor a Comissão de Inventário Patrimonial, não permitida a participação de servidor lotado no Setor de Patrimônio, respeitando o princípio da segregação de funções, conforme Instrução Normativa do Ministério da Fazenda no 01, de 06 de abril de 2001.

Art. 73 O prazo para a conclusão do inventário anual é de 100 (cem) dias, salvo em casos de força maior (greve, catástrofes naturais), nos quais a PROAD, em cada caso, poderá diminuir ou dilatar o prazo, nunca ultrapassando a data limite para o final das atividades, 25 de novembro. Durante o período do inventário, as atividades das comissões serão prioritárias em relação às demais atividades dos servidores que a integram.

Art. 74 O inventário deve conter a lista completa dos itens patrimoniais de cada unidade, inclusive aqueles extraviados ou danificados, além de todas as informações de cada item, como: localização dentro da unidade, agente patrimonial/matrícula SIAPE, estado de conservação do bem, número do processo administrativo no qual se apuram as responsabilidades por bens desaparecidos ou furtados e outras definidas em orientação específica, no início de cada procedimento.